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采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
4。5会计档案管理
为了加强集团公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》的规定，制定本制度。
集团公司、直属单位、成员企业，应当依照本制度管理会计档案。
各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
4。5。1会计档案的构成
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告和验资报告、审计报告等会计核算及专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
4。5。2会计档案日常管理
4。5。2。1账册管理
当日工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，并打印银行存款日记账、现金日记账；
月末结账后，须及时打印科目文件，并装订成册；
月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档；
月末结账后，须将银行存款余额调节表、银行对账单及其他应归档的会计资料及时归档；
年终决算后，须将年度财务报告及时归档。
4。5。2。2磁介质管理
软盘数据备份：每月结账后须将明细账、参数文件（包括科目文件、部门文件、客户文件）用软盘作永久性备份，并将记账凭证作临时性备份；
硬盘数据备份：每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份存放于不同地点。
各单位每年形成的会计档案，按照归档要求，由集团公司财务部和各二级单位会计机构负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
4。5。3会计档案的整理立卷
会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，及分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
分类标准统一
一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，是类文字资料及其他；
档案形成统一
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；
管理要求统一
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计资料装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
4。5。4会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。
4。5。4。1会计凭证的装订
一般每月装订一次；装订好的凭证按年份月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作：
分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；
摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全；
会计凭证装订时的要求：
用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打三个针眼，实行三眼一线打结，节扣应是活的，并放在凭证封皮里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
装订凭证厚度一般1。5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的注意事项：
每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
在封面上编号卷号，按编号顺序入柜，并要在显露出表明凭证种类编号，以便调阅。
4。5。4。2会计账簿的装订
各种会计账簿年度结账后；除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
账簿装订前
首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；
活页账簿装订要求
保留已用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质量好的牛皮纸做封面、封底，装订成册；
多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；
在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
账簿装订后的其他要求
会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、调页、加空白纸的现象；
会计账簿封口要严密，封口处要加盖有关印章；
封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账；
会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
4。5。4。2会计报表的装订
会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失，小企业可按季装订成册；
会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订；
会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；
按保管期限编制卷号。
4。5。5会计档案的移交
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
财务会计部门在会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
开列清册，填写交接清单；
在帐簿使用日期栏填写移交日期；
交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
4。5。6会计档案的保管
4。5。6。1会计档案的保管要求
会计档案室应选择在干燥防水的地方；并远离易燃品堆放地；周围应备有适应得防火器材；
采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
4。5。6。2会计档案的借阅
集团内部各单位需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归放原处；需要查阅入库档案室必须持本单位领导批准证明，经集团财务部经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。
集团外部人员需要查阅会计档案时，持单位正式介绍信，经集团领导同意，并经财务部经理会签后，方能由档案管理人员接待查阅；借阅人应认真填写档案借阅登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、会计档案名称、数量、内容、归还期等情况登记清楚。
会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需要，必须经本单位负责人和财务部门经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，限期归还；查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度和会计档案查阅登记簿，详细记载有关内容。
4。5。6。2会计档案的保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
4。5。7会计档案的销毁
会计档案保管期满需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、严格审查，并编制销毁清册，档案管理部门负责人和财务部门经理理会签后，报集团公司分管财务的领导审查，报请上级主管部门批准后销毁。
会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
保管期满的会计档案，除上述情形外，可以按照以下程序销毁：
由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用