按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
XP 分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中，单击―数据‖
菜单下的―分类汇总‖命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总，则应在
―分类字段‖ 中选中―班级‖ ，在―汇总方式‖ 中选择―求和‖ ，在―选择汇总项‖ 中选中―数学‖和―语
文‖ 。如果选中―汇总结果显示在数据下放‖，单击―确定‖按钮后汇总结果会显示在工作表数据
的下面，反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果，只要打开
―分类汇总‖对话框，单击其中的―全部删除‖按钮就可以了。
5 ．数据透视表
数据透视表是 Excel
XP 数据库功能的重要组成部分，它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩
工作表进行统计，计算所有学生的数学成绩总分，采用数据透视表可以快速完成任务。
单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导，首先选择数据源类型
和创建的报表类型，完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域，你
只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置，
可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。单击“完成”按钮，将“数据透视表字段列表”
中的“数学”拖入工作表的指定位置，Excel
XP 会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。
466
…………………………………………………………Page 467……………………………………………………………
6 ．数据查找
数据筛选的对象是工作表中的某条记录，这里介绍的查找对象则是单元格中的数据，Excel
XP 可以执行的查找有以下几种类型：
（1）普通查找
它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据，操作方法如下：单击“编辑”菜单中的“查
找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容，单击“查找下一个”
按钮，光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，Excel
XP 会弹出对话框告知用户。
（2 ）特殊查找
特殊查找可以找出包含相同内容（如文本）或格式的所有单元格，或者存在内容差异的单
元格，其操作步骤如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格，请选中含有文本任意
一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮，
选中“定位条件”对话框中的“常量”，再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后，所
有符合条件的所有单元格就会选中。
如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分，可以打开 “定位条
件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择 “行内容差异单
元格”；若要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中 “列内容差异单元格”，单击
“确定”按钮即可完成查找。
四、Excel XP 网络集成
1．Web 数据共享
Excel
XP 可以从网页中导入数据进行分析。你只须选择 “数据”、 “导入外部数据”子菜
467
…………………………………………………………Page 468……………………………………………………………
单下的 “导入数据”，在 “选取数据源”对话框中找到 Web 页，单击 “打开”按钮就可以将
其导入 Excel。当你进行过一次数据导入后，用鼠标右键单击打开的网页，可以看到快捷菜单
中增添了 “导出到 Microsoft
Excel”命令。如果希望从远程数据源导入数据，则应使用 “数据连接向导”，它可
以从Microsoft SQL
Server、开放式数据库连接（ODBC）以及联机分析处理（OLAP）等数据源中查找并
导入数据。
此外，Excel XP 可以直接粘贴 Word XP 表格，从而共享其中的数据，进一步扩大了
两者协同工作的范围。
2．E…mail 功能
Excel 的 “常用”工具栏带有一个 “电子邮件”按钮。单击它可以在当前窗口显示一
个邮件发送工具栏，其界面与 Outlook
Express 很相似，你只要输入收件人的 E…mail 地址和主题等，就可以将文件以附件
或正文的形式发送出去。作为正文发送时，只须填写对方的 E…mail 地址，并在 “主题”栏内
进行简单介绍，然后单击 “发送该工作表”按钮（如果你选中了工作表中的部分区域，该按
钮变成 “发送所选区域”）即可。当其他用户收到邮件后，可以直接对正文进行编辑修改，
处理完毕后用同样方法将文件发给你。单击 “附加文件按钮”，可以打开 “插入附件”对话
框，像 Outlook
Express 那样插入并发送附件。
3．网页保存和预览
Excel
XP“文件”菜单下有一条 “保存为 Web 页”命令，用户可以选择将工作簿或当前工
468
…………………………………………………………Page 469……………………………………………………………
作表保存为 Web 页（HTML、XML），还可以在工作表中添加交互功能。
Excel XP 内建了网页浏览功能，如果你想将工作表发布到网上，只要单击 “文件”
菜单下的 “Web页预览”命令，Excel
XP 就会自动调用 IE 打开工作表。
Excel XP 函数运用实例四则
实例一：身份证中信息的提取
1。持证人性别的判断：我们知道，旧身份证（15 位）号码的最后 1 位数值，表示持证人的性
别，若为奇数则为男，若为偶数则为女。我们利用 Excel 函数，对身份证号码进行适当处理，
即可自动判断持证人的性别，并将结果填入相应的单元格中（此处假定身份证号码保存在 B2
单元格中，结果填入 C2 单元格中） 。
（1）利用函数的嵌套来判断。在C2 单元格中输入公式：=IF（RIGHT（B2 ，1）=〃1〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃3〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃5〃，〃男〃， IF（RIGHT（B2 ，1）=〃7〃，〃男〃，
IF（RIGHT（B2 ，1）=〃9〃，〃男〃，〃女〃）））））。
（2 ）综合运用函数来判断。在C2 单元格中输入公式：=IF（OR（RIGHT（B2 ，1）=〃1〃，RIGHT（B2，
1）=〃3〃，RIGHT（B2 ，1）=〃5〃，RIGHT（B2 ，1）=〃7〃，RIGHT（B2 ，1）=〃9〃），〃男〃，〃女〃）。
在上面两个公式中，前一个是利用 IF 函数的嵌套来实现的，由于函数最多只能嵌套 7 层，
因而有一定的局限性，且比较麻烦；后一个公式由于采用了 OR 函数，既没有层数的限制，也
简单一些。
（3 ）运用其他函数来判断。我们在 C2 单元格中输入公式 ―=IF（RIGHT（B2 ，
1）/2=INT（RIGHT（B2，1）/2），〃女〃，〃男〃）‖或―=IF（MOD（RIGHT（B2 ，1），2）=0 ，〃女〃，〃男〃）‖即
469
…………………………………………………………Page 470……………………………………………………………
可实现。
2。持证人出生时间的提取：同样，旧身份证号码中，第 7— 12 位数字代表的是持证人的出
生年月日，我们只要在 D2（ 假定将出生时间存放在 D2 单元格中） 单元格中输入公式：
=19&MID（B2 ，7，2）&〃年〃&MID（B2，9，2）&〃月〃&MID（B2，11，2）&〃 日〃，即可从 B2 单元
格的身份证号码中将出生日期自动提取出来，并以中文习惯形式显示出来（如―1963 年 03 月 04
日‖等） 。
小技巧：执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具条（ 图 1），按最
右边的―公式求值‖按钮，在随后弹出的―公式求值‖对话框中，反复按―求值‖按钮，即可逐项核
查运算的结果。
注释：上述公式中所用的函数：①IF──逻辑函数：判断一个条件是否满足，如果满足返
回一个值，如果不满足返回另一个值。②OR──逻辑函数：如果任一参数值为 TRUE，则返回
TRUE ；只有当所有参数值均为FALSE ，才返回FALSE 。③RIGHT──文本函数：从一个字符
串的最后一个字符开始返回指定个数的字符（也可以使用 RIGHTB 函数） 。④MID──文本函数：
从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。⑤MOD──数学函数：返回两数相除
的余数。⑥INT──数学函数：将数值向下取整为最接近的整数。
实例二：批量插入固定字符
大家知道新的身份证号码（18 位）将旧身份证号码的年份由 2 位改为 4 位。现在，我们要将
年份的前两位（19）插入旧身份证号码中，如果一个一个地去插入，显然既麻烦又容易出错，如
果利用 Excel 的函数来做，则既方便又准确。
此处假定旧身份号码保存在 B 列中，插入―19‖后的号码暂时保存在 C 列中。我们在 C2 单
元格中输入公式：=LEFT（B2 ，6）&19&RIGHT（B2，9） 。再次选中C2，将鼠标移到右下角成―细
十字‖状（我们称之为―填充柄‖），按住左键向下拖拉，即可将上述公式复制到 C 列的以下单元
470
………………………………………