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Excel XP 数据分析应用指南
Excel 之所以强大，是因为其具有完整的数据分析函数和图表功能，让我们对数据进行归
纳后，能够利用这些函数和图表对数据进行分析。本文以教育、金融和财务应用为例，介绍
Excel
XP 数据分析的主要手段和操作方法。
一、数据的排序与筛选
排序与筛选是数据分析的基本手段。下面以图 1 所示的―学籍管理表‖为例，介绍数据排序
与筛选的操作方法。
1。数据排序
（1）数据清单：
Excel 排序和筛选的操作对象是―数据清单‖ 。它是在工作表首行的单元格内输入列标记（相
当于数据库中的字段，可以作为关键字参与各种操作） ，在列标记以下各行依次输入数据（相当
于数据库是的一条条记录）而构成的表。其基本结构如图 1 所示，与 Access 数据表基本相同。
（2）常规排序：
Excel 数据清单中的列标记可以作为关键字参与排序，具体操作方法有以下两种：如果你
需要根据―年龄‖、―总分‖等数值关键字（字段）对数据清单排序，只须将图 1 中的―年龄‖或―总分‖
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选中，然后点击工具栏中的―升序排序‖或―降序排序‖按钮，整个数据清单就会根据该关键字重
新排列。
如果你需要按姓氏笔划对图 1 数据清单排序，则应选中图 1 中B1 单元格，点击―数据→排
序‖菜单命令，在打开的对话框中点击―选项‖按钮打开―排序选项‖对话框。选中―笔画排序‖选
项，根据图 1 中的数据排列方向选择―按列排序‖选项，点击―确定‖按钮后返回到―排序‖对话框。
将其中的―有标题行‖选中，然后打开―主要关键字‖下拉列表，选择其中的―姓名‖选面，最后选
中排序方式（―升序‖或― 降序‖）并确定，数据清单就会根据姓名的笔划重新排列。
如果数据清单排序依据多个关键字，你只要打开―排序‖对话框，在―次要关键字‖和―第三关
键字‖下拉列表中选择即可。
（3） 自定义排序：
如果你要求图 1 中的数据按照―广东省‖、―云南省‖、― 四川省‖、― 山西省‖和―河北省‖ 的顺
序排列，前面介绍的两种方法就无能为力了，只能采取自定义排序规则的方法处理。
首先你要建立一个自定义序列：点击“工具→选项”菜单命令，打开“选项”对话框中的
“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”选项，此时光标就会在右边
的“输入序列”框内闪动，你可以输入“广东省”、“云南省”等自定义序列，输入的每个序列
之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲一次回车。完成后点击“添加”按钮，将自
定义序列添加到“自定义序列”框内备用。
自定义序列排序的方法与笔划排序很相似，你只要打开“排序选项”对话框中的“自定义
排序次序”下拉列表，选中前面定义好的序列，其他选项保持不变。回到“排序”对话框后根
据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据清单的排序。
注意：假如数据按自定义序列的顺序排列，就应选中―排序‖对话框中的―升序‖排列，否则
应该选择―降序‖排列。
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2。数据检索
从数据结构的角度看，图 1 所示―数据清单‖就是一个小型数据库，其中的每一条记录占用
一个表格行。对此，可以采用下面的方法检索数据：
点击“数据→记录单”菜单命令，在打开的对话框中点击“条件”按钮。对话框中的字段
就会变成空白等待输入，而且“条件”按钮转变为“表单”按钮。你可以在对话框的相应字段
中输入条件，例如在“姓名”字段框内输入“李小丫”回车，则姓名是“李小丫”的数据就会
显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用》 、《 、》= 、500‖ ，表示检索―总分‖大于 500 分的所有记录，回
车后―新建‖按钮上方就会显示―1/6‖字样，说明 6 条记录中的第一条符合条件。点击―上一条‖
或―下一条‖按钮，可以查看检索出来的其他记录，并显示―4/6‖、―5/6‖字样。
3。 自动筛选
上面介绍的方法可以逐条查看检索出来的记录。如果你要批量查看符合条件的所有记录，
仅靠“记录单”进行检索就不能满足你的需要。此时可以使用 Excel 的自动筛选功能，具体操
作方法是：点击―数据→筛选→ 自动筛选‖菜单命令，数据清单的列标记（字段）右侧会显示一个
下拉按钮。如果你需要将总分大于 500 分的记录全部筛选出来，可以点击―总分‖下拉按钮，选
择― 自定义‖选项打开― 自定义自动筛选方式‖对话框。点击―总分‖下面第一行右侧的下拉按钮，
选择―大于‖选项，然后在其右边的框内输入―500‖，选中两行中间的―与‖后确定，工作表就会
显示所有符合筛选条件的记录。
当然，筛选出来的记录还可以再次筛选。假如你要将总分大于 500 分中―性别‖为―女‖ 的记
录筛选出来。可以按相同方法打开―性别‖下拉列表选择―女‖，则―张晓菲‖ 的记录就会显示在工
作表中。
自动筛选出来的数据可供进一步分析，也可以打印或复制到其他工作表。如果你要清除筛
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选结果，点击“数据→筛选→自动筛选”菜单命令即可。另外，执行数据自动筛选时，如果“自
定义自动筛选方式”对话框中的两个条件需要同时满足，则应选中“与”选项，否则应当选中
“或”选项。
4。高级筛选
虽然“自动筛选”操作简单，但是可供使用的筛选条件有限。为此，Excel 提供了―高级筛
选‖功能。它能够使用各种条件对数据清单进行筛选，其功能强大和使用灵活远非― 自动筛选‖
可比。
（1）条件区域：
使用高级筛选必须在工作表中构造区域，它由条件标记和条件值构成。条件标记和数据清
单的列标记相同，可以从数据清单中直接复制过来；条件值则须根据筛选需要在条件标记下方
构造，是执行高级筛选的关键部分。
构造高级筛选的条件区域需要注意：如果条件区域放在数据清单的下方，那么两者之间应
至少有一个空白行。如果条件区域放在数据清单的上方，则数据清单和条件区域之间也应剩余
一个或几个空白行（一般不要这样设计，这样影响其他功能使用数据清单） 。
（2）单列多条件：
如果某一个条件标记下面输入了两个或多个筛选条件，我们将其称为单列多条件，你只要
在条件标记下自上而下依次输入筛选条件即可。例如你需要列出图 1 中年龄大于 17 和年龄小
于 17 的学生名单，只需在图 1 条件标记―年龄‖ 的下方D10 和 D11 单元格输入―》17‖和―=85‖即可。
（4）多行单条件：
构造高级筛选条件有这样的要求：如果多个筛选条件需要同时满足，它们必须分布于条件
区域的同一行，这就是所谓的“与”条件，否则筛选条件必须分布于条件区域的不同行，也就
是“或”条件。假如你要在图 1 中找出―性别‖是―男‖，或―语文‖成绩―》=80‖，或―化学‖成绩―》=90‖
的所有记录。可以在图 1 条件区域的 C10 单元格内输入―男‖，然后在G11 单元格内输入―》=80‖，
最后在 J12 单元格内输入―》=90‖即可。
（5）两列两组条件：
如果你需要在图 1 中寻找物理成绩大于等于90 的男生或者物理成绩大于等于 80 的女生，
可以按照如下方法构造条件区域。C10、C11 单元格内分别输入―男‖和―女‖，接着在H10 、H11
单元格内分别输入―》=90‖和―》=80‖即可。
（6）执行筛选操作：
数据清单和条件区域建立完毕，你就可以执行数据筛选任务了，具体操作方法是：点击“数
据→筛选→高级筛选”菜单命令，在打开的对话框中首先选择筛选结果的显示方式，若选择“在
原有区域显示筛选结果”，则像自动筛选那样在数据清单中显示结果；否则就要在“复制到”
框内指定筛选结果的显示位置。接着点击“数据区域”框，选中数据清单所在的区域，使该区
域的绝对引用进入框内；再用相同方法完成对“条件区域”的绝对引用。点击“确定”按钮，
就会在你选择的位置显示筛选结果。
如果你选择“在原有区域显示筛选结果”，则筛选完成后只能�