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2。分析内容调整
与普通表格相比，用户对数据透视表的内容有更大控制权，这给数据分析带来了更
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多的自由。
（1）内容分组：
上面建好的数据透视表含有 “月份”，它是一个日期型数据。此类型的数据可以根
据需要按日、月或季度等重新分组。假如你需要分析 2002 年度的家电销量，其具体操作步骤
是：用鼠标右击数据透视表中 “5月”或 “6月”所在的单元格，选择 “组及分级显示”中的
“组合”命令。打开 “分组”对话框，先点击 “依据”列表框中的 “月”（将其取消），再点
击其中的 “年”并确定。则数据透视表 “月份”下的 “5月”、 “6月”就会消失，代之以
“2002年”。
如果你希望按年度查看各月的数据，可以同时选中 “依据”列表框中的 “月”和
“年”。数据透视表就会在 “求和项”下分别显示 “年”和 “月”，并据此分组显示数据。
（2）修改分析对象：
如果你想再次分析各月份不同家电的销售量，也就是更换分析对象。并不需要将已
完成的数据透视表删除，只须在原来基础上删除或添加分析字段，即可生成一个新的报表，
这是数据透视表的重要优点。
生成新报表的操作方法是：将数据透视表中的原有列字段删除，你只须用鼠标按住
图中的列字段 “连锁店”，将它拖到数据透视表对话框即可。再将数据透视表对话框中的 “家
电名称”拖入列字段位置，即可获得各月不同家电销售量的分析报表。
按照这种方法，我们很容易对行字段和数据项进行修改，从而进行多个项目的快速
分析。
（3）分类显示：
Excel 中所有行、列字段都带有下拉按钮。如果你想了解表中某个分类的数据，可以
点击该字段的下拉按钮，在列表中选择需要显示的分类数据。假如你想显示 5 月份的家电销
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售数据，可以点击 “月份”下拉按钮。保留列表中的 “2002年 5 月”，将其他项目前的选中
标记全部去掉，此后的数据透视表仅仅显示 5 月份的销售数据。
（4）显示明细数据：
数据透视表的数据一般都是由多项数据汇总而来。为此，Excel 提供了查看明细数据
的方法。假如你想查看 5 月份各家连锁店的销售额，只须双击行字段中的 “2002年 5 月”，
就会弹出一个 “显示明细数据”对话框。你只要选中明细数据所在的字段 （例如 “连锁店”），
点击 “确定”按钮。数据透视表就会增加一个 “连锁店”字段，并显示该字段对应的明细数
据。此后，再次双击字段 “2002年 5 月”，可以将 “连锁店”字段及其明细数据关闭，反之
可以重新打开。
（5）采用 “页显示”：
在一个数据透视表中，若某个字段的数据分别显示在不同的行，就称其为行字段，
这种显示方式称为 “行方向显示”；同理，若某个字段的数据分别显示在不同的列，就称其
为列字段和 “列方向显示”。与此对应，数据透视表允许用户使用页字段，让对应这个字段
的数据按 “页方向显示”。假如你要分析每个家店连锁店的销售情况，可以设置 “连锁店”
字段的 “页方向显示”，你只要将 “连锁店”字段从框架的列字段处拖到页字段处。然后打
开 “连锁店”字段旁的下拉列表，从中选择你要查看的连锁店名称，确定以后即可在数据透
视表中看到该店的销售情况。
（6）修改汇总函数：
数据透视表中的数据分为数值和非数值两大类。在默认情况下，Excel 汇总数值数据
使用求和函数，而非数值数据则使用计数函数。如果实际应用需要，用户还可以选择其他函
数执行数据汇总。比较快捷的一种操作方法是：鼠标右击某个数据字段，选择快捷菜单中的
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“字段设置”命令，即可打开 “数据透视表字段”对话框。选中 “汇总方式”列表中的某个
选项，点击 “确定”按钮就可以改变数据的汇总方式了。
（7）自动套用格式：
如果你感觉 Excel 默认的数据透视表格式不美观，可以按下面的方法自动套用格式：
鼠标右击数据透视表中的任意单元格，选择快捷菜单中的 “设置报告格式”命令。即可打开
“自动套用格式”对话框，你只需选中需要的报表格式然后确定即可。
（8）修改显示方式：
在默认情况下，数据透视表中显示的是汇总数据。为了便于用户分析数据之间的关
系，可以指定数据透视表以其他方式显示数据。为此，Excel 提供了差异、百分比等八种显示
方式。
假如你要分析 5 月和 6 月家电销售量变化情况，可以选择差异方式显示汇总数
据。其具体操作方法是：按上面介绍的方法打开 “数据透视表”字段对话框，点击 “选项”
按钮使对话框展开。再打开 “数据显示方式”下拉列表，先选择 “差异”，再选中 “基本字
段”列表框中的 “月份”，最后选中 “基本项”中的 “2002年 6 月”。确定以后则会显示以
六月为基准的销售量变化情况。
（9）数据更新：
与图表不同，如果数据透视表的源数据被修改，则数据透视表的结果不能自动更新。
需要按以下原则处理：首先对数据源所在的工作表进行修改，然后切换到数据透视表。鼠标
右击其中的任意单元格，选择 “更新数据”命令即可。
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Excel XP 中的复制技巧
用 Excel XP 处理表格时，少不了要进行复制、粘贴操作，为此，笔者将自己发现的一些
小技巧罗列如下，与大家共享。
1。选中下面一个单元格，再按―Ctrl＋‘‖（英文单引号）组合键，即可将上一单元格的内容复制
下来。
2。选中下面一个单元格（行） ，按下―Ctrl＋D‖组合键，即可将上一单元格（行） 的内容复制到此
单元格（行） 中来。
3。选中被复制内容的单元格（行）及下面的多个单元格（行） ，再按下―Ctrl＋D‖组合键，即可将
被复制的内容复制到下面选中的多个单元格（行） 中来。
4。选中左边一个单元格（列） ，按下―Ctrl＋R‖组合键，即可将左边单元格（列） 的内容复制到此
单元格（列） 中来。
5。选中被复制内容的单元格（列）及右边的多个单元格（列） ，再按下―Ctrl＋R‖组合键，即可将
被复制的内容复制到右边选中的多个单元格（列） 中来。
6。选中被复制的单元格，然后将鼠标移至该单元格的右下角，在鼠标指针变成细十字线状
（通常称为填充柄）时，按住左键向下（上）拖拉，即可快速将被复制的单元格中的内容复制到拖
拉所覆盖的区域。
7。选中被复制的单元格，然后将鼠标移至该单元格的右下角，在鼠标指针变成细十字线状
（通常称为填充柄）时，按住左键向右（左）拖拉，即可快速将被复制的单元格中的内容复制到拖
拉所覆盖的区域。
友情提醒：在进行第 6、7 项的复制操作时，如果被复制的内容中既有文本字符，又有阿
拉伯数字，则在复制过程中阿拉伯数字依次递增（减）改变。如：复制―第 8 题‖，则复制后变成
第 9 题、第 10 题……（或第 7 题、第 6 题……）。
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8。选中某个单元格，然后将鼠标移至该单元格的边框处，鼠标指针变成梅花状时，按住左
键拖拉到目标单元格后松开，即可快速将该单元格中的内容剪切到目标单元格中。
9。在某一单元格（如 C10） 中输入公式―=B8‖（等号后面不一定非得是 B8 哟） ，即可将 B8 单元
格中的内容复制到 C10 单元格中，并且当 B8 单元格中的内容发生改变时，C10 单元格中的内
容也随之发生改变。
10。右击工具栏，选― 自定义‖选项，在弹出的― 自定义‖对话框中单击―命令‖标签，在―类别‖
下面选中―工具‖选项，在―命令‖下面找到带有照相机图标的―摄影‖选项，按住左键将其拖到工
具栏上松开，即可在工具栏上添加一个按钮。选中某个单元格，再按下上述新添加的按钮，然
后在其他地方左击一下，即可将该单元格的内容复制出来，并制成一张图片。可以将这张图片
移动到任意地方，也可以改变图片的大小、颜色、方向等，并且，图片中的内容随原单元格中
内容的改变而改变。
Excel 单元格内文本换行三法
用过 Excel 的朋友都知道，在它的单元格里录入文本不像在Word 中那样能很方便地换行，
经过长期使用，笔者发现有三种办法可以解决在 Excel 单元格内输入文本时的换行难问题。
一、快捷键法
在单元格里输入文本后