按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
算的日期，系统便会自动算出利息。此外，用户还可以通过工具栏菜单→保护→保护工作表，
612
…………………………………………………………Page 613……………………………………………………………
以防他人修改自己的公式。
用 MS Office 提高工作效率的三个途径
MS Office 是我们最常用的办公软件之一，我们在使用它的时候，如果能提高工作效
率，就能在相同时间完成更多更好的工作，这对于企业降低成本、增强竞争力至关重要。本文
要讨论的正是如何用 MS
Office 提高日常办公效率的问题。
典型办公环境的工作任务
可以概括为以下几个方面：
文字处理：各种报告、公文、信件等文档。
数字处理：统计报表、财务报表和其它数据分析。
个人信息管理：联系人、通信、日程等。
在不同的环境下，办公可能还包括数据库处理和网页制作。所有这些工作，都可以通
过最流行的办公套件 MS Office 来完成。MS
Office 不仅功能强大，而且为提高办公效率提供了多种途径。
对这些问题，Word 为用户提供了模板、样式和自动编号。
输入，可以把内容相同部分保存为模板，当再次撰写同类文档时，建立基于此模板的文档，就
只须输入必须输入的不同的内容，其它内容相同的部分则由 Word 替你完成（Word 的默认模板
是 Normal。dot） 。模板不仅可以记录内容，也可以记录格式和设置，以及页面设置、自动图文
613
…………………………………………………………Page 614……………………………………………………………
集和样式等。通过域和宏可提示用户输入容易遗漏的重要信息。模板的制作非常简单，通常只
要把一个普通的文档保存成模板即可。通过―文件‖菜单的―新建‖命令即可建立基于选定模板的
文档。
Excel 同样具有模板，处理方式也类似于Word（Excel 的默认模板是Personal。xls ，又称
个人宏工作簿，在将录制宏保存在其中之前是隐藏的） 。而在PowerPoint 中，则是通过母板、
设计模板、版式和配色方案共同来实现类似功能的（这些功能的目的是为了保持格式的一致
性） 。
严格的要求，格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多个方面。通过格式菜单中的样
式命令可以自定义样式，并且可以保存到模板，这样不仅可以快速地应用各种格式（格式刷也
是快速应用格式的方法，但无法将格式记录下来，且不如应用样式方便） ，而且可以应用到其
它文档。
3 个以上标题，就应该进行编号。除了一级标题外，还会出现二
级标题和三级标题编号（Word 共提供了 9 级标题） 。为了清楚起见，有不少用户喜欢在编号时
引用上级标题编号（又称法律条文编号，形如 1，1。1，1。1。）。此外，文档中还可能会有图表编
号，并且在正文中引用这些编号。
疼的问题。一旦标
题或图表的相对位置发生变化，重新调整编号简直是一场噩梦；而只要使用 Word 所提供的多
级编号、题注和交叉引用等功能，则上述所有各种编号都将自动生成，并会根据相对位置显示
编号，这样不仅仅是少输入了几个数字，你将永远不用再担心编号出错了。
途径之二：填充柄
Excel 中的填充柄是选定区域右下角的一个小黑块，当鼠标位于填充柄上时，鼠标形
614
…………………………………………………………Page 615……………………………………………………………
状会由空心十字变为实心十字。不要小看填充柄，它好比魔术师手中的魔棒，也是提高效率的
最有力武器之一。很多人都知道，拖动填充可以自动填充 1，2 ，3……星期一，星期二，星期
三……等序列。用户还可以自定义序列，以完成自动填充。
充柄，如果已填充的内容为数字或字符，可以选择复制单元格、以序列方式填充、仅填充格式、
以值填充；如果填充的内容为日期，则可以以天数填充、以工作日填充、以月填充或以年填充。
例如，输入某个月末日期，通过右键拖动填充柄，并选择以月填充，则可填充各月月末日期，
遇到闰年 2 月还会自动填充 2 月 29 日。
公式，拖动填充柄即可完成公式的复制
（对于大块区域的输入，亦可采用快捷键―Ctrl＋Enter‖） 。默认情况下，公式采用的是相对引用，
这意味着相同的公式只须输入一次。如果你认为拖动填充柄复制公式的效率还不够高，那么试
试双击填充柄，结果一定会让人看得目瞪口呆。
途径之三：个性化设计
Office 功能非常强大，以至于一些用户埋怨它的功能太多。而且每次新产品推出，总要增
加很多新功能。微软公司经过多年的研究分析也发现，在 Office 的用户中，很多用户只使用
了很少部分的功能。
为了方便用户迅速找到他们需要的功能，Microsoft
Office 设计了个性化菜单和工具栏。菜单和工具栏只显示最常用的功能，其它功能可通过
扩展按钮打开，并为凹下状。一旦这些菜单命令或按钮被使用，则会自动变化为常用状态。而
长时间不使用的菜单命令和按钮将被自动隐去（如图） 。
615
…………………………………………………………Page 616……………………………………………………………
找到所需功能，而不会受到其它不常用的命令或按钮的干扰。类似的功能在常用文件的历史记
录和常用函数等方面也有体现。
是一个功能非常强大的应用系统，提高效率的设计在方方面面都有体现，
这也是微软将其 Office 称作―今日效率之源‖ 的重要原因。
用 Office 2000 搭建邮购管理系统
容。对一个邮购管理系统来说，客户数据管理和打印是必备的功能。如果邮购客户的信息量不
大，使用数据库有点“大材小用”。Excel
2000 具有强大的数据管理功能，它的使用比数据库简单而且灵活。Word
2000 则以打印输出见长，是制作邮寄标签和信封的利器。如果将两者的长处结合起来，无
须编写任何程序，就可以搭建一个实用的邮购管理系统。
数据表设计
运行 Excel
2000 打开一个空白工作表，首行各单元格输入数据字段（即列标题） ，如―收款日期‖、―收款
金额‖、―邮编‖、―客户地址‖等等（ 图 1）。它们不仅可以说明Excel 数据的内容，更是 Word
2000 识别和调用数据的依据。保存后的工作表作为 Word 2000 的数据源，用户可以根据需
要随时增加新字段。
2。数据输入
量较多，输入时需要左右滚动页面。此时使用 Excel
616
…………………………………………………………Page 617……………………………………………………………
2000 记录单要方便些，它的使用方法是：选中需要输入数据的空白单元格（如图 1 中的A2） ，
单击―数据‖菜单下的―记录单‖命令，即可打开图 2 所示对话框。输入过程中按 Tab 键切换输入
字段。一条记录输入完成后，单击―新建‖按钮或按―Alt＋W‖，当前记录就被添加到工作表数据
行的末尾。
数据输入完成后，以―邮购工作表‖之类的文件名保存，并将 Excel
2000 关闭等待调用。至于邮购数据的查询、统计等工作，不是本文介绍的内容，请大家参
考有关的书籍。
利用数据表批量打印信封
Word 2000 的邮件合并功能完成，具体操作步骤如下：
打开数据源
Word
2000―工具‖菜单下的―邮件合并‖命令，打开―邮件合并帮助器‖对话框。单击其中的―创建‖
按钮，选择下拉列表中的―信封‖命令，在弹出的对话框中单击―活动窗口‖ 。
开数据源”命令，在“打开数据源”对话框中找到前面建立的“邮购工作表”，选中后单击“打
开”按钮。连续两次回车，即可弹出“信封选项”对话框（ 图3） 。
设置信封
3 中的―打印选项‖供用户选择不同的进纸方式（共有 6 种） 。而在―信封选项‖ 中，你
可以打开―信封尺寸‖下拉列表，选择其中提供的各种信封（当然可以自定义） ，选择好了信封可
以在对话框中预览。如果单击―收信人地址‖或―寄信人地址‖下的―字体‖按钮，可以分别设置两
者的字体、字号等属性。同时，你也可以调整这两个地址与信封左边和上边的距离。