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者的字体、字号等属性。同时，你也可以调整这两个地址与信封左边和上边的距离。
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域，为了使格式设置更加方便。我们不采用直接添加合并域的方法，而是单击“确定”按钮打
开空白信封页面。
添加合并域
置插入合并域。方法是：打开―邮件合并‖工具栏中的―插入合并域‖菜单（ 图4） ，选择其中的某条
命令（如―邮编‖），将对应的合并域插入页面上的插入点。按照相同方法重复操作，就可以将所
有合并域插入信封。如果你需要调整已插入合并域的格式，如对齐、字号和字体等。只要将它
们选中，就可以像普通文字那样使用―格式‖工具进行设置。
以上工作完成后，如果你想查看具体效果。只要将―邮件合并‖工具栏中的―查看合并
数据‖按钮按下，就可以在信封页面上看到显示的信息。
4。合并选定数据
“邮件合并”工具栏中的“合并选项”按钮，就可以弹出“合并”对话框（ 图5），让你选择合
并数据的范围。如果你要打印工作表中所有客户的信封，可以选中―要合并记录‖下的―全部‖ ；
如果只想打印工作表中部分客户的信封，可以选中―要合并记录‖下的―从、到‖，然后在输入框
中填写工作表记录的起止行标号。
数据合并范围选定后，单击图 5 中的―合并‖按钮，Word
2000 就会打开一个新窗口生成选定客户的全部信封。接下来你可以将它们存盘供今后使
用，也可以直接进行打印。至此，信封打印工作完成。
制作邮购标签的方法与制作信封很相似，以下仅将不同的地方简单介绍如下：
1。打开数据源
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话框“创建”下拉列表中的“邮政标签”命令，连续两次回车后打开“标签选项”对话框（ 图
6） 。
选择标签
6 的―产品编号‖下提供了某种纸张的不同规格标签，所选标签的具体信息显示在右
下角的―标签信息‖栏内。你可以打开―标签产品‖下拉列表，然后在―产品编号‖框内寻找你需要
的标签。如果你找不到合适的内置标签，可以单击―新建标签‖按钮，在图 7 所示的对话框中自
行建立。对话框中提供的可选参数很多，修改的结果也能立刻看到，用户很容易掌握它的使用
方法。
添加合并域
6 中选中标签并―确定‖，就可以打开―创建标签‖对话框。鼠标在―示范标签‖
框内单击，然后单击―插入合并域‖按钮打开菜单（ 图4） ，选择其中需要的命令单击，就可以将
合并域插入―示范标签‖框。敲回车后执行相同操作，可以将合并域插入新行，否则多个合并域
放在一行。但是，图 8 中调整合并域格式比较麻烦，你只能用加空格的方法改变域的位置。如
果需要精确调整字体、字号等，应当在下一步解决。
合并选定数据
8 中的―确定‖按钮，就会回到― 邮件合并帮助器‖ 。你只要单击其中的―合并‖按
钮，―合并‖对话框（ 图5）就会再次弹出。你只要按上面的介绍选择其中的项目，单击―确定‖按
钮，就可以在当前窗口中看到带有合并域的标签。同时打开一个新的 Word
2000 窗口，在其中生成所有标签。
选中要操作的对象，修改的速度还是比较快的。至于最终生成的标签文件，你可以像信封那样
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存盘或直接打印。
需要说明的是：邮件合并的本质是Word 2000 的数据调用功能，它可以使用Excel 、
DBASE 等多种数据源。运用本文介绍的方法，可以将 Word
2000 作为数据库输出工具，打印出美观大方的各种报表。
员工生日巧排序
很多公司企业，非常重视公司内每个员工的生日，在某员工生日的当天，会给他（她）送一
份生日小礼物，让每个员工有一种温馨感。这就要求公司的相关部门根据现有公司人员姓名、
生日、职务等信息（如图 1）按一定规则（先按月份排列，同一月份按职位由经理→主管→领班→
员工进行排序，且需计算出每个人的岁数） ，排序成如图 2 格式的生日一览表，以方便生日礼
品发放。下面以Excel
2000 或 Excel 97 为例，将具体操作步骤介绍如下：
1。岁数的计算：将光标选定 E3 单元格后输入―=YEAR（NOW（））…YEAR（D3）‖ ，按回车后 E3
则显示为时间格式的数字，再选定 E3 点击―格式‖菜单→―单元格‖→
在弹出―单元格格式‖对话框内选定―数字‖选项卡，在―分类‖框内选定―常规‖→
单击“确定”后便可计算出第一记录的“岁数”。将光标移到 E3 单元格填充柄上变成细十
字形光标后，按下鼠标左键往下拖（公式复制）就可将所有人的岁数计算出来。
2。求出生日所在月份：将光标选定 A3 单元格后输入―=MONTH（D3）‖，按回车后便可计算
出第一记录的生日所在的月份。依照上述公式复制方法，将所有员工生日所在的月份全部算出。
3。增加关键字段：如果直接排序职务字段显然十分困难，但我们可以借助增加关键字段再
将其隐藏的方法来处理。具体操作如下：选定第 D 列，点击―插入‖菜单并单击―列‖后便可自动
增加一列。选定 D2 单元格输入一个新字段―级别‖，选定D3 并输入―=IF（C3=〃经理〃1，IF（C3=〃
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主管〃2，IF（C3=〃领班〃，3，IF（C3=〃员工〃，4））））‖再应用公式复制，将所有人员的职务所在的
级别计算出来。
备注：因为函数 IF
最多只能嵌套七层，如果公司的级别超过 7 级的情况，则需要在―TRUE‖返回值内再嵌套
一个 IF 函数，如上例中也可在D3 单元格内输入：―=IF（OR（C3=〃经理〃，
C3=〃主管〃），IF（C3=〃经理〃，12），IF（OR（C3=〃 领班〃，
C3=〃员工〃IF（C3=〃领班〃，3，4）））‖ ，这样计算的结果虽然与前面相同但它却可以计算超过
7 个以上的级别。
4。依照规则排序：将光标选定在―生日一览表‖ 内任一单元格内，点击―数据‖菜单→―排序‖→
在―主要关键字‖下拉框内选定―月份‖并选定―递增‖单选钮，在―次要关键字‖下拉框内选定―级
别‖并选定―递增‖单选钮→确定。选定 D 列点击―格式‖菜单→列→隐藏―列‖便可得到图 2 所示
的结果。
在 EXCEL 2000 中快速输入特定文本
因工作的需要，可能你会经常用Excel
2000 来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如标准规范的名称、施工企业的名
称等） ，为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，这次向大家介绍几个好方法。
自动更正法
G300‖，
在―替换为‖下面填入― 《建筑安装工程质量检验评定统一标准》＇GBJ300…88＇‖（不含双引号） ，然
后按―确定‖按钮。以后只要在单元格中输入―G300‖及后续文本（按―Enter‖键）后，系统会自动将
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其更正为― 《建筑安装工程质量检验评定统一标准》＇GBJ300…88＇‖。
Excel 中定义好的自动更正词条在Office 系列其他应用程序（如 WORD） 中同样可以使用。③如
果确实需要输入文本―G300‖时，你可以先输入―G3000‖及后面的文本，然后删除一个―0‖即可。
函数合并法
“某某市华
夏建筑安装工程公司”等，这些文本大同小异，我通常用
Excel 中的Concatenate 函数来实现这些特定文本的输入：
Sheet1 工作表的 D 列中（如 D2 单元格） ，我们先
在 Sheet2 工作表中的两个单元格（如 A1 和 B1） 中分别输入文本―某某市‖和―建筑安装工程公
司‖，然后在 Sheet1 的D2 单元格中输入公式：=CONCATENATE（^35050601a^） ，以后我们只
要在 C2 单元格中输入―华夏‖，则D2 单元格中将自动填入文本―某某市华夏建筑安装工程公
司‖ 。
（C 列） ，我们在打印时不希望将它打印出来，
我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中选―隐藏‖项，即可将该列隐藏起来而不被打印
出来。