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如果只是临时需要生成―小字本‖格式，可以用表格快速制成。具体方法如下：
＊将文字全部录入；
＊左击―编辑／替换‖选单项；
＊在―查找内容‖文本框中输入― λ？‖ （表示任意字符）；
＊在―替换为‖文本框中输入― λ＆
λt‖ （λ＆表示要查找的任意字符，λt表示制表符）；
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＊选择全部文字（ctrl ＋a ），左击―表格／转换／文字转换为表格‖ ；
＊在弹出的对话框中输入需要的列数（如：20 ），确定。
6、用Word 2000 的―透视眼‖预视文件信息
在以前的Word版本中；―打开‖对话框只能显示文件的名称、大小、日期等简单信息。Word 2000
则可以在―打开‖对话框中看到文件名、位置、作者、日期、摘要信息或内容，并可以按这些条
件查找文件。下面就来看看在Word 2000 中如何查看文件信息吧。
1。改变―打开‖对话框中的视图
按Word 2000 的默认设置，文件是按名字列在―打开‖对话框中的。若要变换成一种不同的视图，
可以单击―视图‖按钮选定―列表‖、―细节‖、―属性‖或―预览‖，来显示文件的不同信息，以此来
断定文件的内容。
2。显示预览视图
显示预览视图使用户可以在打开文件之前快速地浏览文档。Word 2000有两种方法可以在不打
开文件的情况下从―打开‖对话框中查看文件的内容。你可以单击―视图‖按钮中的―预览‖按钮来
查看一个微缩了的预览视图，也可以使用―快速查看‖功能来打开一个窗口，显示一个较大的文
件视图。同时要提醒你，如果你的Word 2000 中已经安装了文件转换过滤程序，就可以用Word
来预览所有的文档。
3。查看或编辑文档属性
在―打开‖对话框中，可以使用―属性‖命令显示一个关于文档关键信息的简短列表，包括：
标题、作者、模板、版本号、应用程序、页、字、字符、行、段落等，也可以在―属性‖工作表
中，选定不同的选项卡（包括―常规‖、―摘要信息‖、―统计信息‖ ）来显示不同的信息。同时，
还可以在―摘要信息‖选项卡中添加摘要信息。
7、利用Word 自动为文档编写摘要
撰写学术论文时大多需要配置一个摘要，这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源文档进
行分析、提炼后得出的，不过你若是一名Word用户，则不妨―偷偷懒‖ 。Word具有自动为文档
编写摘要的功能，它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点，然后再将这些要点集
中到一起即成为摘要。由于Word 既可将摘要单独汇编成文，也可将它们放在源文档中突出显
示，其详略程度也可任意进行调整，可满足用户为文档编写摘要的任何要求，减轻用户的工作
量，因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用，特将利用Word 自动为文
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档编写摘要的方法介绍如下：
1。启动Word ，打开准备编写摘要的文档（ 以下操作均以中文Word97为例，其它各个版本的操作
基本类似，用户可参照使用） 。
2。执行―工具‖菜单中的― 自动编写摘要‖命令，弹出对话框。
3。在―摘要类型‖框中选择合适的摘要种类。Word总计提供了四种类型不同的摘要供用户选择，
它们分别是：
●突出显示摘要—— 即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后在源文档中对他们进行突出
显示，起到突出重点的作用。
●在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键句子之后，再将它们复制到
源文档的上方，而正文部分保持不变，可满足绝大多数用户编写摘要的要求。
●将摘要置于新文件中—— 自动对文档进行分析并找出关键性句子，然后再将它们全部复制到
一篇新文档中，这样就可以生成一篇独立的摘要文档（本类摘要与―在文档上方插入摘要或摘录
文字‖ 的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档，而后者将它们放在同一文档的不
同位置） 。
●保留摘要，其它内容隐藏—— 即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后仅显示这些关键
性的句子，而将文档中的其它部分隐藏起来，使用户希望了解一篇长文档的内容时，采用本功
能效果十分理想。
4。在―相当于原长的百分比‖框中键入所需摘要的详细程度（如25 ％即表示生成的摘要相当于源
文档总长度25 ％） 。
5。单击―确定‖之后系统即开始对文档进行分析，找出文档中的要点，并按用户的要求显示出来。
6。用户若对Word 自动生成的摘要的状态不甚满意，希望对其加以适当修改，则只需利用― 自动
编写摘要‖工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠标或单击―相当于原
长的百分比‖框上的箭头；如果要在―只显示文档要点‖和―在文档中突出显示要点‖之间进行切
换，可单击―突出显示/ 只显示摘要‖按钮。
7。调整完毕后单击― 自动编写摘要‖工具栏上的―关闭‖按钮，关闭― 自动编写摘要‖工具栏。
8。对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。
至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时间，提
高了工作效率。由于Word 自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行
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分析汇总后得出的，因此在结构性较好的文档（如报告、文章和专业论文） 中的效果较好，
而在小说之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户撰写摘要时的好
帮手，你也试一下吧！
8、Word快速文字编辑终极技巧
在Word 中进行繁简体文本转换
中文版WORD可以非常方便的完成文本的繁简体转换，相当的方便和智能化。以往的繁简体
转换仅仅能是基于当个字对字的繁简体转换，但是WORD可以完成常用语的转换，如― 内存‖
和―记忆体‖、―软件‖和―软体‖、―网络‖和― 网路‖〃〃对于经常需要收集资料或者是网站编辑们
来说尤其方便。
在Word 中增加或减少行距
段落行距的设定我们可通过鼠标右键选择段落属性进行更改，但是还有快速更改Microsoft
Word 中某段落行距的操作方法哦，您一定要看看哦：
1。 选择需要更改行距的文本。
2。 按照需要进行以下操作：
按下CTRL＋1可将行距设置为单倍行距。
按下CTRL＋2可将行距设置为双倍行距。
按下CTRL＋5可将行距设置为1。5倍行距。
比选择菜单或者鼠标右键更加有效率。
在屏幕提示中显示快捷键
在Microsoft Word编辑文档的过程中，通过在屏幕提示中显示快捷键，您就可以知道最常用
Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，您可以自由指定Word 同时显示该工具栏
按钮的快捷键。
在屏幕提示中显示快捷键的操作方法：
1。 单击工具菜单中的自定义，然后单击选项选项卡。
2。 选中显示关于工具栏的屏幕提示复选框。
3。 选中在屏幕提示中显示快捷键复选框。
使用格式刷复制格式
应用格式刷可快速复制选定对象或文本的格式（字体、字号、颜色、边界等），并将其应用到
您随后单击的文本或对象上，免除重复设置文本格式之苦，为统一格式化文档，提高文档
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编辑效率提高了一个非常方便的工具。
使用格式刷在任意Office 2000程序中复制格式的操作方法：
1。 选择希望复制其格式的文本或对象。
2。 单击常用工具栏上的格式刷。（在Access 中，格式刷位于数据库工具栏上。）
3。 选择希望应用该格式的文本或对象，格式将自动应用到该文本或对象上。
使用格式刷重复复制格式
这是我希望与所有Office用户共享的一个技巧。通过双击格式刷，您可以将选定格式复制到多
个位置。再次单击格式刷或按下ESC键即可关闭格式刷。实际编辑过程中您可以不必先逐个设
置，待最后完成文档的时候使用格式刷功能完成统一格式设置。
只对Word文档的一部分进行拼写检查
在发现拼写错误时，您无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词，然
后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。
要想在文档中查找下一个错误的拼写，按下ALT＋F7 即可。
在Word文档中快速确定最后编辑位置
在处理一个很长的文档时，您很可能会丢失自己的位置。对于Microsoft Word文档，您可以获
得最后一次编辑时的位置，因为Word可以记录下最后三次输入或编辑文字的位置。只需在打
开文档后立即按下SHIFT＋F5，光标将在最后一次更改的位置处出现。要进到前两次编辑的位
置，按下SHIFT＋F5，直到达到所需的位置。
在Word 中添加漂亮的水平线
在Word文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如，要想创建一个实心的黑线，只需在新
段落的开头键入三个〃…〃并按下回车键即可。键入三个〃_〃将生成一个较粗的线。下表说明了可
以创建的线型：
创建以下的线型输入以下符号并按下回车键
编者注：如果该技巧不能生效，请执行以下操作：
1。 从工具菜单中选择自动更正。
2。 单击键入时自动套用格式选项卡。
3。 选择键入时自动应用标题下的边框复选框。
在Word 中微调字体
在很小的空间内使用小字体时，8磅字体可能太大了，而7磅字体又太小了。幸运的是，您可以
选择它们之间的字号，具体方法如下：
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