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文件减肥，效果绝对立竿见影！
减小图片的长宽
首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多少。如果图片比显示器屏幕
区域还大，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、 Microsoft Photo
Editor、PhotoShop 等图形工具中都可以将图片缩小。一幅 BMP 图片，长和宽都缩小到 50％后，
文件能减小四倍。
图片建议保存为JPG 文件
有时拿到两份同样几十页的 PowerPoint 文件，而且图片数量、质量都差不多，但它们
的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。 如果原图片尺寸很大，
最好用图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成 JPG 等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图
片中无用的内容剪裁掉。
插入 WMF 格式文件令文档更小
如果插入的图片是 WMF 格式的剪贴画，那 PowerPoint 文件也将会很小。
内部压缩法
为了减少幻灯片占用的空间，用户必须采用事先压缩图片等手段，影响了幻灯片的制
作速度。为了解决这个问题，PowerPoint XP 增加了图片压缩功能，用户可以压缩幻灯片中的
一幅或者多幅图片，而且不影响图片的质量。具体操作方法是：鼠标右键单击幻灯片中的图片，
选择快捷菜单中 的 “设置图片格式”，然后单击 “图片”选项卡中的 “压缩”按钮。你可以
在 “压缩图片”对话框中设置压缩的范围（选中的图片还是文档中的所有图片），选择或 更
改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。
使用链接的对象代替嵌入对象
将对象嵌入到 Word 文档中后，可以将原对象删除，这样显然是方便了许多。但这一方
面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的
内容改变时，方便地更新PowerPoint 文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。
周末我在关岛（在大阪的东南，距离三小时的路程）快速地阅读了一本关于如何更好的运用
Powerpoint 幻灯片来进行演讲的书——由Stephen Kosslyn 编写的《简明扼要：八条运用
Powerpoint 演讲的心理学原理 （Clear and to the point： 8 psychological principles for
pelling powerpoint presentations）》。 我很高兴将它列入我的图书列表中，因为它非
常值得。也许书中一些内容对你来说已不新鲜，但这些来自哈佛大学一位有地位、有威望的神
经学家建议，他依据有说 服性的心理学原理列出了一系列演讲方式以及 PPT 的 “要和不要”。
如果你想要改变你自己以及周围的 “PPT文化”那么这本书将会使你受益不小。同样是指出
目前PPT 设计方法中的问题，这位有威望的神经学家说起来与设计者相比别有一番差异。这本
书决不是单一的呈现幻灯片，而是提供了大量生动的例子来描绘什么 是有效的，什么是缺乏
效果的。并且，它还提供了充分的证据，来帮助你说服自己去尝试改善现状。
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Kosslyn 指出，成功的演讲在实际中通常要达到以下三个目标：
1。 与你的听众建立联系
2。 引导并始终保持他们的注意力
3。 促进理解和记忆
换句话说，你需要（1）与你的听众以及他们的目标和兴趣点建立联系；（2）你要吸引并且一
直保持听众的注意力和兴趣，让他们了解什么是重要的信息，而什么 不是的；同时（3）你应
该设法让他们更容易理解、效法和记住你的材料。书中的八条原理正是围绕如何实现这三点来
展开的。如果需要更详尽的细节，具体应用， 生动的例子，那一定要看原书，但基本上这些
原理可以这样归类：
目标1 ：与你的听众建立联系。这个目标源于心理学的关联性原理 （The principle of
Relevance）和适当知识原理（The principle of Appropriate Knowledge）。不要包含过多
或过少的信息量，要针对你的具体听众，筛选信息，同时要用恰当的语言来表达。
目标2 ：引导并始终保持他们的注意力。这个目标源于心理学的突出性、可辨性和知觉组织
原理（The principles of Salience； Discriminability； and Perceptual Organization）。
注意力被不同的领域所牵引，所以使用杠杆作用的设计原理（如对比度、突出放大显示特别的
地方）。或者，像 Robin Williams 说的， “拒绝平庸！” 另外也要记住，人们会自然而然的
将看起来相似的元素默认的归为同类。
目标3 ：促进理解和记忆。这个目标源于相容原理（The principle of patibility）和
信息变化原理（The principle of Informative Changes），以及限量原理（The principle of
Capacity Limitations）。消息在与意思一致的情况下，更容易被人记住。例如， “红色” 一
词如果被用绿色字体显示，则违背了这一原理；同样的道理，如果一张关于大阪市流浪猫数量
的图表却辅以一张人与活蹦乱跳的狗玩耍的背景图片，也是不妥的。 另外要提醒的是，人们
期待你的演讲有变化，例如突然插进一段笑话、一个故事，幻灯片上的视觉变化或加入一段动
画，等等。当然这些东西必须是有意义的，否则 就变成了干扰，反而破坏了效果。同时，听
众在一个演讲中只能记住有限的信息量（见 认知负载理论），所以一定要仔细筛选，千万不
要试图不断地向人们灌输信息，那只是做无用功。
背景，突出性和协调性
让我们使用突出性和相容性这两个原理，来单独检验幻灯片背景的问题。Kosslyn 认为，设计
中最重要的元素同样也应该是最为出众的。你可以通过使用大号字体、加粗字体、颜色的选择、
显著的位置以及其他的方法来使其醒目。
Kosslyn 同样认为，通常幻灯片的背景则不需要过于突显。也就是说，背景应该简单，其本身
不需要过多的变化，以防止干扰前景的元素。Kosslyn 则 提醒背景图片是用来强调我们的信
息而不是形成干扰的。他还告诉我们好的背景可以 “帮助你有效的衬托出信息，否则就会混淆
观点。背景图片不应该与所展示的信 息相冲突。”
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让我们看看下面的一些例子：
上图：这些海报是我在关岛购物中心的两家店前看到的。左边这幅用了三种颜色（白，红，黑），
而右边这幅则用了超过左边两倍的颜色（黄，绿，蓝，红，黑，紫 和白）七种。在这两张海
报里，最关键的元素是用大号字体突出的数字：40％和 50％用来吸引顾客的目光来购物（〃off〃
和〃％〃使用了相对较小的字号，因为它们的意思已经通过前后文中可知，故重要性略低）。打
折的范围（仅限于部分商品以及必须先以正价购物以后才能以折扣购 买一双鞋等等）被列在
附属位置，事实上很有可能被忽略，直到店员告知那些已经在店内的顾客们。
对于右侧游戏软件商店的那幅色彩斑斓的海报， “40％ Off”就没有这么有力，因为所有的要
素好象都被设计成了首要的，包括多余的标语和小图片，干扰信息的要素太多了（这张海报让
我想到那些在同张幻灯片上大 标题与重要内心元素相互干扰的错误）。反观左侧鞋店的海报，
就很清晰的传达了最重要的元素（显而易见的不同可以更醒目），这是一个很好的突出重点的
例子。
让我门再来看看下面一组关于 2004 年手机互联网联通率的图表。其主题是要突出日本和南韩
在这方面远远领先于其他地区。并不需要每根柱形图都用不同的颜色，南韩之所以用红色突出
是因为它将被作为焦点来讨论。
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左上图：这个 PowerPoint 模板的背景图片本身就有太多的突出点，形成干扰而影响了前景中
的图表表达。
右上图：这里背景与前景的对比看起来更好，但是沙滩和排球与信息的内容缺乏一致性。这
个背景图片（也是一个 PowerPoint 模板）如果用于衬托一张比较晒伤情况或度假风景区度假
天数等内容的图表会更加合适一些。另外，你还应该避免使用过时、看厌的模板，而是另外选
择一些更好的图片。
左上图：除了图表的配色不恰当，模版有一个给标题的固定位置以至于第三行的文字根本看
不清。我们可以缩小图表的尺寸，再把题目放在指定的位置，但那将意味着前三张的幻灯片只
不过是用来装饰的。
右上图：这张图片在用于一个关于有机农作的演讲是合适的，但并不与手机这一内容相协调。
虽然有对比但是一些需要看清的字符还是和被背景干扰导致难以辨认。
上图：用一张日本或韩国手机用户的图片做背景效果则好多了。然而，这张图片没有完全突
出图表，放一个半透明的方框在图表下面，将背景处理成模糊效果可以取得满意的效果。
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上图：展示图表或表格，我比较喜欢使用简单的幻灯片。以上的两种都有不错的效果。白色
背景与深色文本或其他元素有很好的对比度�