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藏：“Ctrl＋Shift＋9” 取消行隐藏：“Ctrl＋Shift＋0”
2。2。40 彻底隐藏单元格 在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看，但是
如果用户复制包含隐藏行或列的区域，这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现，降低
了隐藏效果。如果要想避免这种情况，我们可以先选中要复制的区域，然后单击“编辑→定位”
命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项），
这样就可以避免上面所发生的情况了。
2。2。41 用下拉列表快速输入数据 如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历（小
学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士）、职称（技术员、助理工程师、工程师、高
级工程师）等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。
具体方法为： 选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”
对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉
列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下
拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的
下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。
2。2。42 快速输入自定义短语 使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条
短语时，“ 自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“ 自动更正”项目的方法如下：单击“工具
→ 自动更正选项”命令，在弹出的“ 自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“ 电脑报”，在“替
换为”框中键入要替换的内容，如“ 电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表
中，单击“确定”退出。以后只要输入“ 电脑报”，则“ 电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。
2。2。43 设置单元格背景色 选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击
“ 图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“ 图案”
下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。
2。2。44 快速在多个单元格中输入相同公式 先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl＋Enter”
组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。
2。2。45 同时在多个单元格中输入相同内容 选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻
的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl＋Enter”键即可。
2。2。46 快速输入日期和时间 当前日期 选取一个单元格，并按“Ctrl＋；” 当前时间 选取一个单
元格，并按“Ctrl＋Shift＋；” 当前日期和时间 选取一个单元格，并按“Ctrl＋；”，然后按空格键，最
后按“Ctrl＋Shift＋；” 注意：当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想
自动更新信息，你必须使用TODAY 和 NOW 函数。
2。2。47 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 如果你想要将一块复制的单元格插入
到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成： 选
择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区
域，然后按下“Ctrl＋Shift＋ ＋”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击“确定” 。
现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。
2。2。48 在 Excel 中不丢掉列标题的显示 你是否希望不论将 Excel 电子表格滚动到哪里都能够
看到列标题？这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法： 选择紧邻列标题的下一行，单击
“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标
题会保持可见。
2。2。49 查看与日期等效的序列数的值 Excel 将所有的日期都作为序列数对待，要查看与日期
等效的序列数的值，通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方
法：选择包含日期的单元格，然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮（即逗号形状的按
钮），Excel 将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。
2。2。50 快速复制单元格内容 选中下面的单元格，按“Ctrl＋' （为英文状态下的单引号）”组合键，
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即可将上一单元格的内容快速复制下来。
2。2。51 使用自定义序列排序（微软 Office 技巧大赛获奖作品） 在 Excel 排序对话框中选择主
要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺
便说一下，排序可以选择按列或按行，如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再
转置。 自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义
排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。例如，要根据列 A 或列 B 进
行排序，可先根据列 B 排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序，下一步就是根
据列 A 排序。
2。2。52 快速格式化 Excel 单元格 如果想要快速访问 Excel 中的单元格格式对话框，以更改诸
如字样、对齐方式或边框等，请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl＋1”组合键，就可以
打开“单元格格式对话框” 。
2。2。53 固定显示某列 不少人在工作中用 Excel 做工资表时，由于工资表项目很多，往往一行
信息不能同时显示在屏幕上，给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可
以解决这个问题：首先在表格中单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口→冻结窗格”命令即
可。如果你想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击它
即可。
2。2。54 在 Excel 中快速编辑单元格 如果你希望使用键盘做每一件事，在 Excel 电子表格中快
速编辑数据将很困难，因为你会发现自己想对单元格做改动时，经常需要用到鼠标。其实你可
以使用一个快捷键——F2，这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做： 利用箭头键选
择要编辑的单元格，按下 F2，编辑单元格内容，编辑完成后，按 Enter 键确认所做改动，或
者按 ESC 键取消改动。 注意：这个技巧在 Excel 编辑超级链接时非常方便，因为如果当你使
用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开 Internet 浏览器窗口，使用键盘可以很容易地编辑
超级链接。
2。2。55 使用自动填充快速复制公式和格式 想用一种无需输入数字的简单方法在 Excel 中填充
数字吗？利用自动填充命令，你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明
具体的操作方法： 选择希望复制的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个
黑色的＋号，点击并按住鼠标右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标
右击，在出现的快捷菜单中单击“ 以序列方式填充”，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量
时间。
2。2。56 为单元格添加批注 Excel 为方便用户及时记录，提供了添加批注的功能，当你给单元
格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是：单击
要添加批注的单元格，单击“插入→批注”命令，在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好
后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提
示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。
2。2。57 数据自动输入 在 Excel 中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如，
当需要输入 12/10/91～12/10/99 这些连续的日期，可以先在第一个单元格中输入 12/10/99，
然后用鼠标选中该单元格，接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右
或者垂直向下移动，即可自动在相邻的单元格中填充 12/10/91、12/10/92……12/10/99 数据。
当然你也可以单击填充柄，选择需要的序列方式。对于数字而言，还可以实现等差数列和
等比数列的连续输入。
2。2。58 在 Excel 中快速计算一个人的年龄 Excel 中的 DATEDIF（） 函数可以计算两单元格之
间的年、月或日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。 在一个空白工作表
中的A1 单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日，在 A2 单元中输入 type
=DATEDIF（A1；TODAY（）；〃y〃） ，然后按 Enter，这个人的年龄（以年表示）将被显示在 A2 单元
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中。
2。2。59 快速修改单元格次序 在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次
序，具体操作方法为：首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的 Shift 键，接着移动鼠标指针
到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界
处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，
单元格间的次序即发生了变化。
2。2。60 将网页上的数据引入到 Excel 表格中 网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制
到 Excel 中，而且效果极佳。在 Excel 中，你可以像使用 Excel 工作表那样打开 Html 文件，
并获得同样的功能、格式及编辑状态。
UID
第 3 节 图形和图表编辑技巧
2。3。1 在网上发布