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邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元
格。若某些单元格不相邻，可在按住 Ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要
填充的某个数据。按住 Ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
4 、快速进行中英文输入法切换
一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要
我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实
现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适
的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME 模式”标签，在“模式”框中选择打开，
单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME 模式”
选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才
设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
5、快速删除工作表中空行
删除 Excel XP 工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但
这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使
用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击
菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序
填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有
空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包
含多少空行，您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调整
在使用 Excel XP 编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符
数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显
示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调
整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先
新建或打开一个工作簿，并选中需要 Excel XP 根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其
次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体
填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长
度超过了单元格的宽度，Excel XP 能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使
数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小
字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用 Excel XP 工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据；如果依次输入，无疑工
作量是巨大的。现在我们可以借助 Excel XP 的“宏”功能；来记录首次输入需要重复输入的数据
的命令和过程；然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上；当按下组合键时；
计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作：首先打开工
作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并
从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设
定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记
录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在 Excel XP 中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某
一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这
样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目
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的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下
方法：首先按住“Shift〃键或“Ctrl〃键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻
的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹
出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，
将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范
围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、
列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单
元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，
则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
UID
高效办公 Excel 排序方法〃集中营〃
排序是数据处理中的经常性工作，Excel 排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和
数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍 Excel 2000/XP 的数据排序方法。
一、数值排序
1。RANK 函数
RANK 函数是 Excel 计算序数的主要工具，它的语法为：RANK （number，ref，order ），
其中 number 为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref 是对参与计算的数字单元格区域的
绝对引用，order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省略，则以降序方式给出结
果，反之按升序方式）。
例如图 1 中 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是：在
F2 单元格内输入公式“=RANK （E2，E2： E4 ）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排
名是 2 。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、 F4 单元格按 Ctrl＋V，就能计算出其余两
个车间的产值排名为 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK （E2，E2：E4，1）”，
则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3 。
需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字
的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名分别是 3、
3 和 1 （降序时）。
2。COUNTIF 函数
COUNTIF 函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为 COUNTIF （ra
nge，criteria ）。其中 range 为参与统计的单元格区域，criteria 是以数字、表达式或文本形式
定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图 1 为例，F2 单元格内输入的公式为“=COUNTIF （E2：E4， 〃》〃&E2 ）＋1”。计
算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1 和 3 。
此公式的计算过程是这样的：首先根据 E2 单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个
逻辑表达式，即“》176。7”、“》167。3”等。 COUNTIF 函数计算出引用区域内符合条件的单元格
数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，
对重复数据计算得到的结果与 RANK 函数相同。
3。IF 函数
Excel 自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF 函数结
合，可以计算出没有空缺的排名。以图 1 中 E2、E3、 E4 单元格的产值排序为例，具体做法
是：选中 E2 单元格，根据排序需要，单击 Excel 工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即
可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
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假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从 1 到 n （n 为自然
数）的排名。可以在 G2 单元格中输入 1，然后在 G3 单元格中输入公式“=IF （E3=E2， G3；
G3＋1 ）”，只要将公式复制到 G4 等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel 提供了比较好的解决办法。如果您要将
图 1 数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法： 选中排序关键字所在列（或行）的首
个单元格（如图 1 中的A1 ），单击 Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按
钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列
排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图 2 ）。如果您的数据带有标题行（如图 1 中的“单位”之
类），则应选中“有标题行” （反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，
选中排序方式（“升序”或“降序” ）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求 Excel 按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，
前面介绍的几种方法就无能