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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第253章

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    如果您要求 Excel 按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据, 

前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决:首先单击 Exc 

el“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“ 自定义序列”选项卡(图 3 )。选中左边“ 自 

定义序列”下的“新序列”,光标就会在右边的“输入序列”框内闪动,您就可以输入“金工车间”、  

“铸造车间”等自定义序列了,输入的每个序列之    

    间要用英文逗号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中,可 

以选中序列所在的单元格区域单击“导入”,这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用 

以上哪种方法,单击“添加”按钮即可将序列放入“ 自定义序列” 中备用(图3 )。    

    使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似,只是您要打开“排序选项”对话框中的“ 自 

定义排序次序”下拉列表,选中前面定义的排序规则,其他选项保持不动。回到“排序”对话框后 

根据需要选择“升序”或“降序”,“确定”后即可完成数据的自定义排序。    

    需要说明的是:  显示在“ 自定义序列”选项卡中的序列(如一、二、三等),均可按以上方 

法参与排序,请读者注意 Excel 提供的自定义序列类型。  

UID    

谈谈 Excel 输入的技巧  

      在 Excel 工作表的单元格中,可以使用两种最基本的数据格式:常数和公式。常数是指 

文字、数字、日期和时间等数据,还可以包括逻辑值和错误值,每种数据都有它特定的格式和 

输入方法,为了使用户对输入数据有一个明确的认识,有必要来介绍一下在 Excel 中输入各种 

类型数据的方法和技巧。    

    一、输入文本    

    Excel 单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合, 

每个单元格中最多可容纳 32000 个字符数。虽然在 Excel 中输入文本和在其它应用程序中没 

有什么本质区别,但是还是有一些差异,比如我们在 Word 、PowerPoint 的表格中,当在单 

元格中输入文本后,按回车键表示一个段落的结束,光标会自动移到本单元格中下一段落的开 

头,在 Excel 的单元格中输入文本时,按一下回车键却表示结束当前单元格的输入,光标会自 



                                                                              1044  


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动移到当前单元格的下一个单元格,出现这种情况时,如果你是想在单元格中分行,则必须在 

单元格中输入硬回车,即按住 Alt 键的同时按回车键。    

    二、输入分数    

    几乎在所有的文档中,分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格式为“分子/分母”, 

在 Excel 中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,比如在单元格中输入“1/2”,按回车 

键则显示“1 月 2  日”,为了避免将输入的分数与日期混淆,我们在单元格中输入分数时,要在 

分数前输入“0”  (零)以示区别,并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开,比如我们在输入 1/ 

2 时,则应该输入“0  1/2” 。如果在单元格中输入“8  1/2”,则在单元格中显示“8  1/2”,而在编 

辑栏中显示“8。5” 。  

三、输入负数    

  

    在单元格中输入负数时,可在负数前输入“…”作标识,也可将数字置在括号内来标识, 

比如在单元格中输入“  (88 )”,按一下回车键,则会自动显示为“…88” 。    

  

    四、输入小数    

  

    在输入小数时,用户可以向平常一样使用小数点,还可以利用逗号分隔千位、百万位等, 

当输入带有逗号的数字时,在编辑栏并不显示出来,而只在单元格中显示。当你需要输入大量 

带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时,可以采用下面的方法: 

选择“工具”、“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“编辑”标签,选中“ 自动设置小数点”复选框, 

并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数,如果要在输入比较大的数字后自 

动添零,可指定一个负数值作为要添加的零的个数,比如要在单元格中输入“88”后自动添加 3 

个零,变成“88  000”,就在“位数”微调框中输入“…3”,相反,如果要在输入“88”后自动添加 3 

位小数,变成“0。088”,则要在“位数”微调框中输入“3” 。另外,在完成输入带有小数位或结尾 

零字符串的数字后,应清除对“ 自动设置小数点”符选框的选定,以免影响后边的输入;如果只 

是要暂时取消在“ 自动设置小数点” 中设置的选项,可以在输入数据时自带小数点。    

    五、输入货币值    

    Excel 几乎支持所有的货币值,如人民币(¥)、英镑(£)等。欧元出台以后,Excel 

2000 完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币 

值,Excel 会自动套用货币格式,在单元格中显示出来,如果用要输入人民币符号,可以按住 

Alt 键,然后再数字小键盘上按“0165”即可。    

    六、输入日期    

    Excel 是将日期和时间视为数字处理的,它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期 

和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠“/”或者“…”来分隔日期中的年、 

月、日部分。比如要输入“2001 年 12 月 1 日”,可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001…1 

2…1”。如果要在单元格中插入当前日期,可以按键盘上的 Ctrl+;组合键。    

七、输入时间    

  

    在 Excel 中输入时间时,用户可以按24 小时制输入,也可以按 12 小时制输入,这两种 

输入的表示方法是不同的,比如要输入下午 2 时 30 分 38 秒,用 24 小时制输入格式为:2:3 

0:38,而用 12 小时制输入时间格式为:2:30:38  p,注意字母“p”和时间之间有一个空格。如 

果要在单元格中插入当前时间,则按 Ctrl+Shift+;键。  

UID    

了解 Excel 公式的错误值  



                                                                           1045  


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    经常用 Excel 的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息:#  N/A !、#VALUE !、 

#DIV/O !等等,出现这些错误的原因有很多种,如果公式不能计算正确结果,Excel 将显示一 

个错误值,例如,在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格,或者使用了宽 

度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。    

1.##### !    

原因:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,或者单元格的日期时间公式产生了一 

个负值,就会产生##### !错误。    

解决方法:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,可以通过拖动列表之间的宽度来 

修改列宽。如果使用的是 1900 年的日期系统,那么 Excel 中的日期和时间必须为正值,用较 

早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致##### !错误。如果公式正确,也可 

以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。    

2 .#VALUE!    

当使用错误的参数或运算对象类型时,或者当公式自动更正功能不能更正公式时,将产生错误 

值#VALUE! 。    

原因一:在需要数字或逻辑值时输入了文本,Excel 不能将文本转换为正确的数据类型。    

解决方法:确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数 

值。例如:如果单元格 A1 包含一个数字,单元格 A2 包含文本〃学籍〃,则公式〃=A1+A2〃将返 

回错误值#VALUE! 。可以用SUM 工作表函数将这两个值相加(SUM 函数忽略文本):=SU 

M  (A1:A2 )。    

原因二:将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。    

解决方法:确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。    

原因三:赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。    

解决方法:将数值区域改为单一数值。修改数值区域,使其包含公式所在的数据行或列。  

3 .#DIV/O!    

当公式被零除时,将会产生错误值#DIV/O!。    

原因一:在公式中,除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在 Excel 中如 

果运算对象是空白单元格,Excel 将此空值当作零值)。    

解决方法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。    

原因二:输入的公式中包含明显的除数零,例如:=5/0。    

解决方法:将零改为非零值。    

4 .#NAME?    

在公式中使用了 Excel 不能识别的文本时将产生错误值#NAME? 。    

原因一:删除了公式中使用的名称,或者使用了不存在的名称。    

解决方法:确认使用的名称确实存在。选择菜单〃插入〃|〃名称〃|〃定义〃命令,如果所需名称没有 

被列出,请使用〃定义〃命令添加相应的名称。    

原因二:名称的拼写错误。    

解决方法:修改拼写错误的名称。    

原因三:在公式中使用标志。    

解决方法:选择菜单中〃工具〃|〃选项〃命令,打开〃选项〃对话框,然后单击〃重新计算〃标签,在〃 

工作薄选项〃下,选中〃接受公式标志〃复选框。    

原因四:在公式中输入文本时没有使用双引号。    

解决方法:Excel 将其解释为名称,而不理会用户准备将其用作文本的想法,将公式中的文本 

括在双引号中。例如:下面的公式将一段文本〃总计:〃和单元格 B50 中的数值合并在一起:= 



                                                                   1046  


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〃总计:〃&B50    

原因五:在区域的引用中缺少冒号。    

解决方法:确认公式中,使用的所有区域引用都使用冒号。例如:SUM  (A2:B34 )。    

5 .#N/A    

原因:当在函数或公式中没有可用数值时,将产生错误值#N/A 。    

解决方法:如果工
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