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列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”〃〃序列
（各元素之间用英文逗号隔开） ，确定退出。
再选中需要输入企业名称的列（如 D 列） ，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选
项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1） ，确定退出。
4。选中 C 列任意单元格（如 C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格
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Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格（如 D4） ，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名
称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，
选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。
三、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。
1。在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标
签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”） 。
2。再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项） ，在右边“命令”下面任选一项（如“超链
接”选项） ，将它拖到新菜单（常用文档） 中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等） ，
建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3。选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等） ，右击鼠标，在弹出的快捷菜单
中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的
下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资。xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4。 以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，
单击其中的相应选项即可。
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单
中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一
个属于自己的“专业符号”工具栏。
1。执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名？如“fuhao1 ”？
并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相
对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停
止”按钮，完成宏的录制。
仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
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2。打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”
对话框，输入名称—— “专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”
项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮） 。
3。选中其中一个“自定义按钮”，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。
4。右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”
对话框，选中相应的宏（如 fuhao1 等） ，确定退出。
重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。
5。关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，
向单元格中快速输入专业符号了。
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。
1。打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠
标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。
2。执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹
出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。
3。将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。
4。 以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显
示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的
“打印”按钮，一切就OK 了。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，
也不是按笔画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。
1。执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输
入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关；车队；一车间；二车间；三车间”等） ，单击
“添加”和“确定”按钮退出。
2。选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，
单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，
按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。
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七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1。选中需要隐藏内容的单元格（区域） ，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”
对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方
框中输入“；；；”（三个英文状态下的分号） 。
2。再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3。执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，
“确定”返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功能也
不能让其现形。
提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止
别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实
在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？
选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话
框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确
定”退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中
的第 1 个中文输入法） 自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。
九、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢？那就往下看吧。
1。执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2。在“替换”下面的方框中输入“pcw ”（也可以是其他字符，“pcw ”用小写） ，在“替换
为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。
3。 以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw ”字符？此时可以不考虑“pcw ”的大小
写？，然后确认一下就成了。
十、在 Excel 中自定义函数
Excel 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成
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一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：
1。执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”菜单命令（或按“Alt＋F11 ”快捷键） ，打开Visual
Basic 编辑窗口。
2。在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块 1。
3。在右边的“代码窗口”中输入以下代码：
Function V（a；b；h）V = h*（a＋b）/2End Function
4。关闭窗口，自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？
1。执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的
图片后，按下“插入”按钮，�