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一个外企女秘书的日记-第9章

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小石是学企业管理专业的,说起经济方面的东西来确实是一套一套的。
“经济效益增加多少多少,这已是约定俗成的提法,中央电视台也经常这么播,我看没有什么不对。”
科长显然不高兴了,脸越拉越长。
“但这确实不符合逻辑。”小石没有注意到科长的不高兴,只是继续按自己的思路发表意见。
“这样吧。这个问题可能有些复杂,暂时先放一放,我们接着往下议。”孟姐见气氛不对,又马上提议,“要不,先休息十分钟?”
科长端起茶杯就往外走。
“小石,今后提意见,最好注意一下方式方法。”孟姐见小石脑筋还没有转过弯来,便坐到了她身边。
“坦率地说,我是学英语专业的,不知道科长今天这种提法到底合不合适,但是,不管他这种提法到底合不合适,你今天这种提意见的方法首先就不太合适。”
小石似乎不明白,瞪大眼睛看着孟姐。
“你想想,当着这么多人的面,用这么肯定的语气说欧阳科长错了,他会是一种什么感受?芽如果我要是科长,我会觉得你就跟直接骂我'无知’一样。所以,即使你的意见是对的,他又能接受吗?”
“对不起,我实在没那个意思。”
小石似乎有点知道自己错在什么地方了。
“但是,我这个人生来就是这么个性格,有什么说什么,不会装假,不会拐弯抹角。我认为做人要正直。”
“小石,你这么说,我更要批评你了。”
孟姐一改温柔细语的口气,说话严厉起来了。
“为人正直和注意说话方式是两个不同的意思。为人正直,是指不撒谎,不欺骗,是个人品道德问题;而说话方式仅仅是个技巧问题,是个工作方法问题,两者不能混为一谈。你这是为自己找借口。”
小石不说话了,但她那神态还不服气,似乎是说自己直来直去的性格是天生的,没办法改变。
“我们是职业秘书,就要用职业秘书的标准要求自己。职业秘书是什么?职业秘书和职业运动一样。人都会走路,而且从小就养成了走路的姿势和习惯。但是,作为一个职业运动员,为了提高自己的成绩,他就必须加强训练,改变自己走路跑步的一些坏习惯,从而提高自己的成绩。如果短跑运动员跑一百米也像你我一样,跑个十五六秒,他还配做职业运动员吗?”
孟姐站起来,对我们大家说:“所以,我们作职业秘书的也不能用普通人说话的标准要求自己。我们秘书说话,不单纯是为了表达自己的思想或情感,更主要的是为了实现自己的工作目标,达到预想的效果。为了达到预期的效果,我们就必须注意我们说话的方式,特别是提意见的方法。如果你提意见的方法不正确,那么,即使你意见的内容再正确,也是正确的错误。”
接待室鸦雀无声。孟姐的话震撼了大家。
“我们大家都要记住,对于我们这些职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要!”

正确的错误(2)

我觉得孟姐说的很深刻。也许是另有考虑,孟姐还有一层意思今天没有说出来,那就是给领导提意见,不仅要注意场合,还要注意领导当时的情绪。领导在情绪不太好时,也像一般人一样,对待别人的批评和建议,也有可能会产生逆反心理,你越是说这样不对,他可能越是要坚持这样。相反,在他情绪好或心态平和时,他接受别人的批评或建议的可能性就大得多。所以,从这种意义上来说,秘书必须学会察言观色,见风使舵。
也许是自我感觉良好的原因,有些秘书总是习惯大着嗓门跟别人说话,尤其是当他们觉得世界上所有的真理都在她手里时,更是情不自禁地好为人师。如果秘书这么对待自己的领导,其结果即使不是搬起石头砸自己的脚,也是对牛弹琴。不错,领导不可能永远正确,否则他就不需要秘书给他当助手和参谋。但当你发现领导出现错误的时候,或者你认为你的想法比领导的想法更正确的时候,无论在什么情况下,也千万别“教”领导如何做事,必须要给他预留一个思考上的空间。也就是说,作为秘书,你只能用征询或建议的口气说出自己的想法,让领导去思考,去选择。这样做,既保持了决策程序上的合理性,又表示了对领导个人经验和才能的尊重。如果秘书把整件事该如何做都详详细细地列出来后,只是让领导依样画葫芦,不论计划怎么好,领导都有可能把它束之高阁。那些被领导信任的秘书,她们往往只是对领导提出建议,补充和完善领导的设想;领导进行综合归纳后把整体计划批准下来。总而言之,秘书必须懂一定的心理学,千万不要表现出自己比领导还高明。因为一般的领导不仅要维护其作为领导的尊严,而且还要维护其男性的尊严。
另外还有个别秘书,即使是在平时,也喜欢嘴巴上占便宜。有些人喜欢说别人的笑话,讨人家的便宜,虽是玩笑,也绝不肯以自己吃亏而告终;有些人喜欢争辩,有理要争理,没理也要争三分;有些人不论国家大事,还是日常生活小事,一见对方有破绽,就死死抓住不放,非要让对方败下阵来不可;有些人对本来就争不清的问题,也想要争个水落石出,把与人交谈当成辩论比赛……在办公室里,虽然有时候大家的意见不能够统一,但是可以保留意见,对于那些原则性并不很强的问题,完全没有必要争得你死我活的。如果一味好辩逞强,不仅会让领导不高兴,也会让同事们敬而远之。久而久之,你不知不觉就成了不受欢迎的人。
下班的时候,玛丽有些闷闷不乐地对我说:“唉,当秘书也像开假面具晚会似的,一天到晚都戴着面具,挺累的。”
“你累吗?我讲笑话给你听。”我说。
“是吗?”玛丽高兴起来。
这是我昨晚在网上看到的,现炒现卖:
“有个人为了巴结自己的上司,打听到上司喜欢养八哥之后,便到鸟市上去买八哥。他来到一个摊位前,看到有两个鸟笼,每个鸟笼里有一只八哥。一只八哥标价400元,一只八哥标价800元。但那只标价400元的八哥不仅毛色好,而且很精神,很逗人喜欢;而那只标价800元的八哥,不仅毛发稀疏,而且没一点精神,一看就知道年纪大了,活不了几天了。于是,这人感到奇怪,问摊主:‘为什么这只又老又丑的八哥卖800元,而这只又年轻又漂亮的八哥却只卖400元?’摊主回答说:‘这只小八哥经常叫这只老八哥为老板,所以,这只老板八哥当然要贵一些。’这人又问:‘这小八哥为什么要叫这只老八哥为老板?’这摊主说他也不知道,最好他自己去问那只小八哥。于是这人问小八哥为什么要叫老八哥为老板,你猜这只小八哥是怎么回答的吗?”
我故意卖了个关子。
“这小八哥说我是他的女秘书。”玛丽说。
原来大家都知道!

种瓜得瓜(1)

七月某日
十来点钟,我桌子上的电话铃响了。
“是,我是秘书于雪。对不起,请问您贵姓?是尚武先生,好,我知道了。孙总正在会见客人,我会尽快给您回电话。您的电话分机是118?”
电话是现代经济导报社打来的,他们听说我们又准备在北京投资3000万美元建一个工厂,想采访孙总。对这种公共关系的处理,公司向来是慎之又慎。
正好,孙总送客人出来路过秘书科门口,我马上把电话记录交给他。
“怎么回事?这个项目八字才一撇,是谁把这个事说出去的?”孙总皱了皱眉头,不太高兴:“谈论这事太早了一点,我跟姜总商量一下再说。”说着,孙总就去了姜总的办公室。
看来一时半会还给不了尚武先生回话。如果他再来电话催,我该怎么答复,正在我寻思之际,孙总从姜总的办公室出来了。
孙总说:“明天上午十一点钟跟尚记者见面。你帮我准备些材料。顺便安排个工作餐。”
也许是媒体相互竞争的原因,现在要求上门采访的记者越来越多。从目前的趋势看,作为秘书,将会更多地涉及与媒体打交道和为客户服务,因此,在公司目前还未设立专门的公关部门的情况下,也就要求秘书应该开始具备公关能力,甚至逐步充当公司新闻发言人的角色。
下午两点多钟,投资部的龙辉科长就把孙总明天见记者要用的背景材料给我送来了。
“你今天上午不是说,今天下班之前还不一定能把材料弄出来吗?怎么这么快?”我问龙辉。
“小于,您跟我们要资料,我们什么时候马虎过?”龙辉的脸上堆满了笑容。“上午您的电话一打过去,我们全科上下全部动员起来,所以提前完成了任务。”
尽拣好听的说,肯定是有事找我。
“那我谢谢了!”说着,我装出要外出办事的样子。
“小于,等等,我还有件微不足道的小事要求您给帮忙。”龙辉还是一脸笑容。
由于秘书的特殊位置,别人找你要求帮忙的事很多,这我已经习惯了。
“违法的事我可不干。”我跟他开玩笑。
原来在刚刚开完的董事会上,他们科的工作受到了特别的表扬,所以公司常务会上决定给他们科一次集体到新疆去旅游的奖励。由于去年奖励的总务科是五人,所以,财务部门按惯例只同意按五个人的名额报销费用。
“你说这个事让我怎么办?本来是件好事,可七个人只能去五个人,谁去谁不去我怎么定?闹不好,好事有可能变成坏事,搞出个不团结来。所以,我想请你帮我给姜总说说,看看能不能增加两个名额。”龙辉说的确是事实。
这几天孟姐请假,我替孟姐协助处理姜总的日常工作。
“你自己直接找姜总不行吗?”我问龙辉。
“小于,你知道,如果我直接找姜总,会给姜总一个我老是向上级伸手的印象;如果姜总再说你们两个科长学学雷锋,发扬点精神,把名额让给其他的人,那我怎么办?那不就一点回旋的余地都没有了吗?”龙辉想的也周到。
去七个人还是去五个人旅游,并不是什么大原则问题,只不过是去年有这个先例。
“这样吧,如果有机会,我帮您把这事跟姜总提一提。但是,我不敢给你打保票。也许这事,姜总也有自己的考虑。”
龙辉马上笑逐颜开:“小于,我们科里的人一致认为你是观世音菩萨,要是允许的话,我们每天会在办公室为你烧一炷香。”
“龙科长,你这是夸我还是毁我?”我问龙辉。
快下班的时候,李总催玛丽要几个公司今年上半年的财务数据,玛丽给财务部已打过三个电话。
“你们怎么老是那么忙?”玛丽在电话里,对着财务部的人急起来了,像是要吵架的样子。
听着玛丽跟财务部的人打电话,我心里有些替她难受。上个星期四,出纳小田出去学习,人力资源部部长突然要份工资表,会计文大姐没弄过小田的计算机,不会打印工资表,便请玛丽帮忙打一下,因为玛丽平时协助李总的工作,经常跟财务部打交道。可玛丽当时老是敷衍人家,一会说自己没空,一会说自己正忙。文大姐给玛丽打了三次电话,在人力资源部催得很急的情况下,只好打电话给我,请我帮忙。其实,这打工资表也很简单,我调出WPSOffice中专门的ET表格模块,做专业的财务报表信手拈来,几分钟就给文大姐搞好了。今天,看样子文大姐也似乎有意让玛丽着着急。别人找你帮忙的时候,你不也经常说“我忙着”
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